CEE investe na digitalização de documentos
14 de junho de 2024 - 10:56 #CEE #digitalização de documentos
Fernando Brito - Assessoria de Comunicação - (85) 3101.2005 / 9.9910.3443
ascom@cee.ce.gov.br
A digitalização de documentos é uma transformação fundamental na forma como uma instituição gerencia seus documentos, informações e processos. A iniciativa ajuda a tornar procedimentos mais eficientes, bem como oferece benefícios que vão desde a preservação de documentos importantes a uma infinidade de demandas específicas. Em sua essência, a transformação digital significa usar a tecnologia para melhorar os processos, impulsionar o crescimento e melhorar a experiência do usuário com o órgão.
Nessa direção, o Conselho Estadual de Educação do Ceará (CEE) investe na digitalização dos diversos documentos que circulam no órgão. O processo consiste em transformar documentos físicos em formato digital, armazenando-os em sistemas eletrônicos para facilitar sua recuperação, compartilhamento e utilização.
A atividade está sendo desenvolvida pela equipe de apoio do CEE por meio de escaneamento ou digitalização direta, em que o documento é convertido em arquivo digital que pode ser armazenado em servidor ou em nuvem. Entre os documentos a serem digitalizados no Conselho, estão pareceres, resoluções, certidões, ofícios, portarias, corrigendas e outros. Os documentos digitalizados são arquivos que, originalmente, foram impressos em papel e depois adicionados ao ambiente virtual, seja para armazenamento ou para disponibilizar a terceiros, quando necessário.
A digitalização de documentos vêm crescendo, gradualmente, nos últimos anos e devem se expandir ainda mais, com taxa de crescimento anual em torno de 6,64% entre 2023 e 2028. Desde a redução da desordem até a melhoria da produtividade no ambiente de trabalho, a digitalização pode auxiliar de diversas formas, proporcionando vantagens como a economia de espaço para depósito de pastas com documentos, a economia de papel, maior controle sobre os documentos, acesso mais rápido a informações armazenadas eletronicamente, com aumento da eficiência e produtividade das equipes de trabalho; aumento da produtividade, facilitação da rotina dos setores, segurança aprimorada, melhora do atendimento ao usuário e na tomada de decisões e recuperação de desastres.
O trabalho de digitalização no CEE está sendo coordenado pela vice-presidente do órgão, professora Lúcia Veras. A gestora destaca que o processo facilita o acesso aos documentos, permitindo maior agilidade nas tarefas internas, o que reflete, também, no atendimento aos usuários.